DX化して2年経過した感想

コロナ禍以前の実家のバレエ教室は、連絡網は電話とプリント配布のみ、月謝の支払いは現金のみだったのですが、新型コロナウイルスの流行をきっかけにスマホのアプリで連絡や月謝の支払いをできるようにして、2年が経過しました。

DX化の顛末は僕の過去記事を読んでいただければと思いますが、先生方も生徒もアプリの利用に慣れて来た今、改めてDX化して良かった点と、今後の課題を皆さんと共有しようと思います。

良かった点

まず最初に、実家のバレエ教室ではSgrum（スグラム）という連絡アプリを使っています。

さまざまな連絡・予約管理アプリがあるなかスグラムを選んだのは、機能が教室運営に最適化されていること、連絡網に加えてキャッシュレス決済機能が搭載されていることが大きな理由でした。

2年間運用してみて、導入して良かったと思う点を並べてみます。

担当の生徒と先生が直接連絡をとれるようになった
- 生徒からかかって来た電話を担当の先生に伝言する手間が省け、担当の生徒と先生が直接アプリ上でやりとりができるようになり、かつそのやりとりを管理者も共有できるので、伝言ミスが起きにくくなりました。
教室からのお知らせがスムーズになった
- 以前はプリントでお知らせを配っていましたが、DX化することで紙を印刷して綴じ、配布する作業がなくなり、スクール全体、クラスごと、個人と、連絡する範囲を設定してお知らせを届けることができるようになりました。また、誰がお知らせを読んだかどうかも確認できるようになりました。
現金のやりとりが減った
- 現金のやりとりが減ると言うことは、生徒の親は支払日に現金を用意する手間が省け、子どもが大金を持ち歩く心配がなくなり、教室側は受け取った現金を数えて帳簿に書き込む業務がなくなるということです。

今も現金払いの選択肢は残っているので、現金のやりとりが完全になくなったわけではない。

今後の課題

逆に想定と違ったことや、今後の課題も見えて来ました。月謝を現金払いとクレジットカード払いの両方が選択できるようにして、現在、スクールの約６割の方がクレジットカードでの支払いを利用しています。正直、この数字は僕が思っていたよりも少ないです。これにはいくつかの理由があります。

イレギュラーな支払いに対応できない
- 月に決まった回数を通う月謝制はクレジットカードの自動決済を利用できますが、チケット制など、月内に何回通うか分からない場合は現金払いのみで、一定数の生徒さんはクレジットカード払いが利用できません。コンビニみたいに受付に電子決済端末を置けばそこでレッスン費を払えるようにすることもできますが、先生方（おもに母）にPOSの操作を覚えてもらうのは少し大変かな、と思って現在は導入していません。
クレジットカード／現金の切り替えが複雑
- 毎月決まった額をクレジットカードで引き落とす自動支払いシステムは、月謝の変更ができるタイミングがけっこうシビアです。翌月分の月謝を前月に支払う前払い制にしているのですが、クレジットカードは金額設定の変更が可能な期日、締め日（請求額が確定する日）、当月のレッスン代として認識される期日が異なるため、変更が可能な期日を過ぎて連絡が来た場合の処理がとても複雑です。その点、現金払いは融通が効きます。

ここまではどの管理システムを利用しても起きそうな問題で、以下は他のサービスでは利用可能でスグラムだとできないところ。

カレンダーを使った出欠管理ができない
- 現在、生徒さんがお休みの連絡をして来た時、担当クラスの教師と管理者（僕と母親）に連絡が届くように設定していますが、お休みした分を他のどの曜日に振り返るのか、または振り替え予定なのかが共有できるカレンダーが欲しいです。カレンダー自体はスグラムにもあるのですが、生徒ごとの出欠状況や空き人数まで確認できるものではありません。同様に、先生のシフトや出退勤管理ができるようになると給与の支払い管理ももっと楽になります。
LINEとの連携機能
- なんだかんだでLINEはみなさん使っているし、スグラムを使ったやりとりでもLINEのような使い勝手を求めらることが多いです。じつは父母会はスクールの連絡網とは別にLINEグループを使っています。理由は新しく入ってくる保護者の方もLINEの操作は慣れていること、父母会からスクールの先生方へ贈るお花など、スクール側に知られたくないやりとりもあることなどいくつかあります。ただ、LINEも誰が既読したかまでは分からないので、父母会など小グループの連絡では読んだ人がリアクションを返すようにしてもらえれば、誰が読んでいるのか把握できるのですが、100人を超えるスクールの連絡網としてはあと一歩です。